A nota fiscal é o documento emitido por pessoa jurídica que demonstra e registra a venda de mercadorias ou a prestação de serviço. É um documento fiscal, sujeito a controle e averiguação por parte das autoridades fazendárias, permitindo o cálculo e o recolhimento de impostos, de acordo com a legislação. Não utilizar nota fiscal implica em sonegação por parte do vendedor. O comprador também está caracterizado como parte da transação ilegal, sendo nesse caso receptador de mercadoria não legalizada, especialmente em situações de trânsito de mercadorias.
As notas fiscais podem ser de dois tipos, e de diversos modelos. Os tipos de nota fiscal são a de entrada e saída de mercadorias e a de venda ao consumidor. Atualmente, a nota fiscal de venda ao consumidor é, em casos estabelecidos por lei, substituída por cupom fiscal. A nota fiscal deve conter em seu corpo a denominação de nota fiscal e o tipo. Nela devem constar numero de ordem, série, sub-série, número da via, natureza da operação, data de emissão, dados do titular da nota fiscal (o emissor) e dados do destinatário (quem adquire a mercadoria ou serviço). Sobre a mercadoria deve constar data de saída, quantidade, marca, tipo, modelo e outros dados. Deve também estar na nota a classificação fiscal dos produtos, para os industrializados, e a base de cálculo do ICMS. Caso a mercadoria seja transportada, na nota deve constar nome do transportador, placa do veículo, forma de acondicionamento dos produtos. Um último detalhe: a nota também precisa conter dados sobre quem imprimiu a própria nota (nome, CNPJ, data e quantidade da impressão, número para autorização de impressão de documentos fiscais, entre outros).
Existem diversos modelos de notas fiscais. É importante que o modelo utilizado seja adequado para a empresa e a transação que está sendo efetuada. Caso seja impresso eletronicamente, o modelo adequado deve constar como formulário na programação de seu computador. Empresas especializadas, tanto para os blocos de nota em papel quanto para a emissão de notas através de impressora de nota fiscal, podem oferecer o modelo apropriado. Alguns modelos específicos de notas fiscais aplicam-se para a prestação de alguns serviços. Outras atividades exigem modelos de notas fiscais especiais, por exemplo, fertilizantes ou bioinoculantes. É importante assegurar-se de quais tipos de nota fiscal seu tipo de negócio é obrigado a emitir e providenciar o modelo correto.
Atualmente, existe um projeto do governo, já em implantação da Nota fiscal eletrônica. Ela seria um documento emitido e armazenado digitalmente, substituindo a nota fiscal impressa em papel. A legislação brasileira já autoriza esse tipo de nota fiscal desde outubro de 2005 e pode ser utilizada em todos os estados brasileiros. É permitida a substituição das notas convencionais pela nota fiscal eletrônica apenas para os modelos 1/1 A. Ou seja, o sistema pode ser utilizado para as notas fiscais de transações comerciais de mercadorias entre pessoas jurídicas. Até o momento não pode substituir o modelo 2 (nota fiscal ao consumidor) nem o cupom fiscal. As vantagens do sistema seriam a diminuição com os gastos em compra e armazenagem de papel. A guarda de documentos também seria facilitada, pois seria exclusivamente eletrônica. Tem, potencialmente, a capacidade de diminuir o tempo de parada em postos de fiscalização para mercadorias em transito. Para o governo, existe a vantagem óbvia de uma fiscalização mais extensa e rigorosa.
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